Los contratos de venta por escrito son poderosos porque podemos hacer que digan lo que queremos: pueden reflejar los deseos y preocupaciones de todos los participantes en las transacciones de venta, y pueden reflejar su esfuerzo, como agricultor sostenible, para preservar sus valores y prioridades en los acuerdos comerciales que realiza.
También creemos que las granjas son más exitosas cuando utilizan documentos claros para llegar a acuerdos y resolver problemas de manera cooperativa. Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre la realización de este tipo de acuerdos.
¿Qué cláusulas son más útiles para incluir en mi acuerdo de membresía de CSA?
Los clientes nuevos en las CSA pueden esperar que funcionen como supermercados, con fácil acceso a los alimentos que esperan. Comunicar tanto las prácticas normales de las CSA, como la naturaleza del riesgo compartido y sus propias limitaciones tecnológicas ayuda a educar y dar forma a las expectativas de los clientes nuevos y experimentados. Una buena comunicación a través de un acuerdo de membresía puede ayudar a la granja a retener y atraer buenos miembros.
Cada acuerdo de membresía de CSA debe incluir, como mínimo: (1) disposiciones de membresía/acciones (que incluyen, entre otras, el tamaño de las partes, cuánto pueden esperar los clientes y las fechas de inicio y finalización de las temporadas), (2) cómo los miembros recibirán sus partes, (3) cómo y cuándo se cobrarán los pagos, y (4) si el riesgo y la recompensa se comparten (qué sucede si la cosecha se queda corta, si habrá reembolsos o no, si los productos serán reemplazados y preguntas similares).
Otras disposiciones que se encuentran comúnmente en los acuerdos de CSA incluyen si los visitantes a la granja son bienvenidos, cómo los miembros deben comunicarse con usted y, si vende a otros mercados y, de ser así, cómo priorizará sus partes entre ese mercado y sus miembros de CSA.
Al crear estos acuerdos, es útil ser consciente de los límites de sus propios recursos (por ejemplo, ¿puede aceptar efectivo y tarjetas de crédito?) y las expectativas y la experiencia de su mercado objetivo (¿son nuevos en las CSA? ¿Entienden el riesgo compartido?). Use un lenguaje específico y detallado a lo largo de su acuerdo, y pida a los demás que le digan si es fácil de entender.
PARA MÁS INFORMACIÓN: Lea el Libro de Acuerdo de Miembros de Agricultura con Apoyo Comunitario (CSA) de Farm Commons. Ese recurso contiene instrucciones y varios ejemplos de buenos acuerdos de miembros. La Guía del Programa de Agricultura con apoyo comunitario (CSA) Legalmente Resiliente de Farm Commons contiene instrucciones y conocimientos sobre todos los aspectos de las operaciones de CSA, desde la formación de empresas hasta los puntos de entrega y más.
Tengo un gran comprador que quiere que firme un acuerdo estándar. ¿Qué debería saber?
Si necesita las ventas ofrecidas por el gran comprador y no le queda más remedio que firmar el acuerdo, es posible que no pueda negociar sus términos. Aun así, hay cosas que puede hacer para responder al problema a largo plazo de tratar con grandes compradores en términos indeseables. Sobre todo, cuanto más sepa, mejor le irá.
Aunque a menudo puede llegar a acuerdos con compradores mayoristas más pequeños, con entidades más grandes, a menudo tiene las manos atadas y tendrá que tomar decisiones personales sobre si sus términos son razonables y con qué pueden vivir usted y su empresa. Conocer sus propios límites, valores y objetivos puede ayudarle a tener expectativas adecuadas para que no sienta que el comprador se está aprovechando de usted.
Si no le gustan los términos y el proveedor no los cambia, también puede hablar con otros agricultores que hagan negocios con el proveedor. ¿Cómo se sienten ellos? ¿Estarían dispuestos a unirse a usted en la negociación con ese proveedor o posiblemente cambiar a uno mejor? Eso puede ser difícil si no hay otros grandes proveedores para elegir, pero no está de más comunicarse con otros productores. Conocer las experiencias de otros agricultores siempre es útil.
Incluso si no tiene mucho poder para negociar con los grandes distribuidores, al menos debe conocer los términos del acuerdo estándar, leerlo detenidamente e incluso dirigirlo a un abogado si tiene preguntas. Es mejor hacerle esas preguntas a un abogado que preguntarle al gran distribuidor, que sólo quiere que firme rápidamente el acuerdo. Comience con nuestros recursos a continuación para obtener más información sobre lo que significan las disposiciones estándar y cómo se aplican.
PARA MÁS INFORMACIÓN: Lea la Guía del Agricultor para los Acuerdos al por mayor y la Guía del Agricultor para Negociar y Redactar Acuerdos de Farm Commons para aprender más sobre cómo formar sus propias expectativas y posiciones de negociación. El Grupo de Acción Legal de los Agricultores (FLAG -por sus siglas en inglés-, su sitio web es flaginc.org) también tiene un recurso, La Guía de Agricultores para los Contratos Orgánicos, que cubre las realidades de la negociación con los compradores y ofrece algunas sugerencias sobre lo que los agricultores pueden hacer cuando deben aceptar disposiciones que no les gustan. Además, el episodio del podcast de 2017 de Farm Commons «Will Sign for Food! Contracts and Sales» incluye una breve discusión con un abogado sobre contratos estándar.
Algunos de mis clientes minoristas y de restaurantes no pagan a tiempo o cancelan al ultimo minuto. ¿Hay algo que pueda hacer al respecto que no sea costoso o drástico?
Comuníquese con claridad y frecuencia, y luego anote de forma escrita el acuerdo establecido. A veces parece que cada pequeño negocio minorista y de restaurante tiene su propia forma única de manejar los pagos, la planificación, las políticas de cancelación, etc. Puede ser un desafío, pero la construcción de relaciones sólidas comienza con una larga conversación sobre estos temas. Una vez que el agricultor y el comprador están de acuerdo, es bastante fácil documentar ese acuerdo. Escribirlo ayuda a ambas partes a recordar los detalles. (También facilita la aplicación del acuerdo, aunque es poco probable que los agricultores y sus compradores elijan esa estrategia).
La comunicación clara también incluye conversaciones continuas, que pueden ser en forma de correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas, según corresponda al negocio y a la situación. Muchos agricultores revisan regularmente los puntos principales del acuerdo y preguntan si han surgido preguntas o inquietudes. La facturación clara también es útil para recibir el pago sin retrasos. Las cosas en la factura deben ser «noticias viejas» para cuando el comprador la reciba, lo que puede ser útil ya que a nadie le gustan las sorpresas en una factura.
PARA MÁS INFORMACIÓN: Lea la Caja de Herramientas del Sistema de Hojas y Facturas de Disponibilidad de Agricultores de Farm Commons, que tiene una lista de control que puede revisar para crear un acuerdo vinculante y claro que funcione para usted y sus clientes.
¿Necesito un seguro para la venta al por mayor?
Sí, lo necesita. Por lo general, los distribuidores mayoristas y las tiendas de comestibles requieren que los agricultores tengan un seguro de responsabilidad comercial que cubra entre $ 1 millón y $ 5 millones de dólares. Probablemente querrá hablar con su agente de seguros para confirmar lo que ofrece su póliza.
La mayoría de los acuerdos de venta también incluyen lo que se llama una disposición al «Riesgo de pérdida». Esto especifica cuándo cada parte asume el riesgo si el producto se daña o se pierde. Es importante que ambas partes sepan, y que su acuerdo especifique, cuándo el riesgo se traslada del agricultor al comprador. Por ejemplo, ¿quién es responsable del producto entre el momento en que sale de la finca y el momento en que llega a la puerta del comprador? ¿El servicio de entrega de terceros (si utiliza uno) tiene su propio seguro para cubrir la pérdida durante la entrega?
Además, la mayoría de los acuerdos de venta incluyen una cláusula de «indemnización», una promesa de la otra parte de cubrir las pérdidas si hacen algo que le cause daño o haga que un tercero lo demande. Una póliza de responsabilidad comercial puede cubrirlo por incidentes que surjan bajo cláusulas de indemnización, pero asegúrese de revisar su póliza o pedirle a su agente que confirme que existe dicha cobertura.
PARA MÁS INFORMACIÓN: Lea las páginas 19 y 20 del recurso de Farm Commons: Guía de los Agricultores para Acuerdos al por Mayor. Hable con otros agricultores que distribuyen a mayoristas y con un agente de seguros.
He oído que contratar antes de la producción es una buena idea. ¿Cómo puedo estar seguro de que mi cliente entiende y comparte los riesgos?
Utilice una comunicación clara al elaborar un contrato de producción y a lo largo de toda su relación con su cliente. Los contratos de producción pueden funcionar bien para algunos agricultores. Pero si los riesgos de que algo salga mal, desde el fracaso de las cosechas hasta la responsabilidad por enfermedades transmitidas por los alimentos, recaen por completo en el agricultor, no es un emprendimiento ni bueno ni rentable.
Discutir y acordar los riesgos compartidos significa que tanto usted como el cliente entienden los «qué pasaría si» y las posibilidades de que las cosas salgan mal y que la cosecha no sea como todos quieren que sea. La comunicación ocurre en muchos puntos a lo largo del proceso de llegar a un acuerdo y seguir adelante con la prestación de un servicio. Cada punto de contacto es una oportunidad para que los agricultores construyan una relación sólida que nunca se encuentre con problemas legales.
Su acuerdo de producción tendrá muchos detalles. Deberá acordar los métodos de siembra y producción, los estándares de calidad, la cosecha, el transporte y el pago, además de algunas otras cosas. En cada caso, debe ser consciente de sus propias expectativas y las de su cliente, y discutir si cada disposición cumple con las expectativas de todos, o dónde se deben hacer compromisos.
También puede tomar medidas adicionales de mitigación de riesgos, como obtener un seguro de cosechas para el mal tiempo o las infestaciones, o un seguro de responsabilidad civil para enfermedades transmitidas por los alimentos. Cuando trabaje con grandes compradores, tenga en cuenta la Ley de Productos Agrícolas Perecederos (PACA, por sus siglas en inglés), una ley diseñada para proteger a los agricultores de las prácticas comerciales desleales. Es posible que haya disposiciones de PACA que lo protejan si siente que su cliente no está cumpliendo con su parte del trato.
PARA MÁS INFORMACIÓN: Lea la Caja de herramientas de Acuerdos de Servicios de Producción Agrícola de Farm Commons, que incluye un modelo de acuerdo de producción.