La estructura del negocio Sol Naciente conforme al acuerdo de operaciones.
Los cuatro amigos querían tener propiedad y control equitativo sobre el negocio. Ellos siempre habían tomado decisiones en conformidad, y sabían que necesitaban una manera para romper un estancamiento si llegara a ocurrir.
Sol Naciente se enfrentaría a grandes decisiones (¡más importantemente el endeudarse con la compra de la tierra!), y ellos sabían que necesitaban una manera muy clara y confiable para tomar decisiones y resolver conflictos.
Así que, en su acuerdo de operaciones, ellos asignaron a cada uno de los socios un voto igual. En caso de que no se pudiera llegar a una decisión unánime, la mayoría (75% o ¾) de los votos sería suficiente para que una decisión siguiera adelante. Si hubiera menos votos, no se podría tomar acción. Sin embargo, para tomar una decisión donde más de $10,000 en deuda estuvieran implicados, solo el voto unánime sería suficiente.
El grupo asignó a uno de los socios como representante autorizado para el negocio por un período continúo de 2 años. Esta responsabilidad cambiaría cada dos años. El representante autorizado estaría en cargo de firmar cualquier documento a favor del negocio, manteniendo informes y pagando cuotas anuales y protegiendo los documentos y archivos del negocio.
Alejandro fue el representante autorizado por el primer término de 2 años. El entero equipo de propietarios socios tendría que autorizar sus acciones durante las reuniones mensuales. Alternativamente, el grupo pudiera haber contratado un gerente para cumplir con esta responsabilidad o requerir que TODOS firmaran las transacciones del negocio. A menudo, por lo menos dos personas deben firmar para autorizar pagos o contraer deudas.
El acuerdo de operaciones también especificó asuntos tales como a quién contratarían para mediar los conflictos y qué proceso se debería iniciar si alguien quiere salirse del negocio.
También, el acuerdo de operaciones tenía una descripción clara de los deberes y responsabilidades. La meta final era que cada uno de los propietarios tuvieran un ‘área de acción,’ en la cual esa persona tendría control para tomar decisiones. Sus intereses ya estaban detallados claramente. Así que, en el acuerdo de operaciones, ellos tuvieron que especificar qué responsabilidades tienen cada uno de los socios propietarios Anexaron al acuerdo de operaciones, las descripciones de trabajo individualmente para evitar cualquier confusión.
A continuación, está una vista instantánea de cómo dividieron los deberes de la operación agrícola para que todos pudieran tener un cuarto de la responsabilidad del negocio:
Alejandro es el dueño del tractor de la operación agrícola, él utilizará y está interesado en hacer la mayoría del trabajo del tractor y ser responsable por el mantenimiento de todo el equipo en la operación agrícola. A él también le encanta resolver asuntos de plomería, así que está ansioso de dirigir el sistema de riego y desarrollar un programa de riego y fertilización de la operación agrícola.
Como se mencionó anteriormente, Elena estaba cansada de dirigir el trabajo del campo sola y quería poner su atención en desarrollar una línea de productos de valor agregado. María había empezado la idea de un programa de CSA y quería desarrollar ese programa. Mateo estaba listo para aumentar sus horas y hacerse cargo de la responsabilidad de Elena y María sobre el mercado de agricultores. Él también estaba ansioso por dirigir la programación de siembra y el invernadero. Los cuatro colaboran en la programación de producción, cultivo, cosecha y las actividades después de la cosecha a como fuera necesario. En breve, ellos desarrollaron lo que ellos consideraban una repartición equitativa de los deberes y responsabilidades donde cada uno de ellos tuvieran su propia área de control. Por ejemplo, los jueves son los días de empacar para la CSA, así que María les diría a los otros durante la reunión semanal del lunes cuando necesitara ayuda con la cosecha y cuántas personas ella pudiera necesitar para que le ayudarán a empacar las cajas el jueves. Igualmente, Mateo planea que él las llevaría al mercado y organizaría la lista de cosecha y empaque del viernes.
Un asunto relacionado a la repartición de deberes y responsabilidades es cuánto contribuyó inicialmente cada socio propietario al negocio. El grupo decidió que las contribuciones tenían que ser iguales, así como el trabajo continuo de la operación agrícola. Los dos años que Elena estuvo dirigiendo ella sola el trabajo del campo le ganaron una aportación de mano de obra propia, siendo que ella estaba ganando muy poquito dinero durante ese tiempo y en realidad ella contribuyó mucho al crecimiento inicial del negocio. Alejandro transfirió el título de su tractor a nombre de Sol Naciente, lo cual fue suficiente para su porción de capital inicial del negocio. María había añadido mucho valor a la operación agrícola con mano de obra en los primeros días, desarrollando una reputación en el mercado y apoyando el nacimiento de Sol Naciente. Su aportación de mano de obra propia no era tan alta como la de Elena, así que ella ofreció un pago en efectivo para “comprar” en el negocio. Mateo compró su participación en el negocio con un pago en efectivo.
¿Por qué formar una LLC?
Ya sabemos que el grupo decidió formar una LLC. Pero ¿por qué decidieron llegar a esta conclusión?
Alejandro era propietario de una casa sobre la calle de la iglesia y tenía ahorros de su trabajo fuera de la operación agrícola, que le preocupaba perder. El trabajar en la agricultura por tiempo completo parecía un negocio muy arriesgado para él. Él había escuchado en algún lugar que, el trabajar con otras personas sin crear una estructura formal de negocios era un riesgo legal y financiero. Él no entendía exactamente por qué, pero sabía lo suficiente para saber que sus ahorros y propiedad pudieran estar en riesgo si es que ellos no se establecían como un negocio formal. Él era definitivamente el más adverso al riesgo del grupo y sugirió al principio que empezaran a investigar cómo podrían formar la estructura del negocio para que se limitara el riesgo de responsabilidad personal por si algo salía mal en la operación agrícola.
Elena inmediatamente se apresuró a apoyar a Alejandro sobre esto porque ella ya había estado pensando sobre el riesgo que los productos de valor agregado pudieran añadir al negocio. Ella ya había empezado a investigar sobre el seguro para industria casera que ella quería producir, pero también ella apoyaba la protección contra la responsabilidad que la estructura del negocio puede proporcionar.
María y Mateo estaban menos preocupados sobre la protección de responsabilidad siendo que ellos todavía estaban alquilando y no tenían muchos ahorros. Sin embargo, ellos estaban de acuerdo, porque el formar la estructura de un negocio creaba un aire de seriedad sobre el negocio. ¡Ellos estaban muy dedicados, asegurándoles a todos que estaban comprometidos a este nuevo negocio colaborativo de la operación agrícola.
Al principio, el grupo consideró mantener sus inicios basados en la caridad de la operación agrícola y crear una organización no lucrativa, una operación agrícola educacional que todavía proporcionara vegetales gratis a la comunidad. Ellos también debatieron sobre los beneficios si elegían no registrar una sociedad de negocio formal, lo cual principalmente significaría que no tendrían que pagar una cuota estatal anual. ¿Formamos una corporación, una cooperativa, una LLC? ¡Ellos lo consideraron todo!
Al final, eligieron la compañía de responsabilidad limitada (LLC). Esta era la estructura de negocios más fácil, después de consultar con asesor de negocios, se dieron cuenta que una LLC podría establecerse a lo igual que una cooperativa. ¡El documento de directrices administrativas, el acuerdo de operaciones podría detallar cómo financiarían el negocio, qué pasaría si alguien quisiera salirse, qué se necesitaría hacer si ellos quisieran comprar grandes activos y mucho más! Este documento podría ser cambiado a conforme fuera necesario. A todos les gusta la flexibilidad que la estructura de una LLC ofrece. En su estado, la cuota anual es $300. Ellos decidieron que iban a continuar trabajando en redactar el documento de directrices administrativas durante sus reuniones bimensuales, pero esperarían año más para registrar su LLC. ¡Eso, a menos que encontraran antes la propiedad perfecta que quisieran comprar!